Administratif : un coût en temps pour le dirigeant

Combien vous coûte réellement le temps passé sur l’administratif ?

La plupart des dirigeants connaissent le coût d’un fournisseur, d’un salarié ou d’un investissement.

Mais peu évaluent réellement le coût de leur propre temps.

Pourtant, c’est souvent l’une des ressources les plus précieuses de l’entreprise.

Une heure d’administratif n’est jamais seulement une heure

Répondre à des e-mails, préparer des devis, relancer des factures, classer des documents ou transmettre des pièces comptables sont des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’activité.

Le problème n’est pas leur utilité.

Le problème apparaît lorsque ces tâches occupent une place excessive dans l’emploi du temps du dirigeant.

Une heure consacrée à l’administratif est une heure qui n’est pas consacrée :

• à un client ;
• à un prospect ;
• à un partenaire ;
• à une réflexion stratégique ;
• à l’amélioration d’un produit ou d’un service ;
• au développement de l’entreprise.

Le coût invisible de l’interruption

Au-delà du temps passé, il existe un autre coût souvent sous-estimé : la fragmentation de l’attention.

Un dirigeant peut commencer sa journée avec une idée claire de ses priorités.

Puis arrivent :

• un document à retrouver ;
• une facture à vérifier ;
• un devis à modifier ;
• une relance à effectuer ;
• un dossier administratif à compléter.

Ces interruptions successives réduisent la capacité de concentration et allongent considérablement le temps nécessaire pour accomplir les tâches à forte valeur ajoutée.

Le risque de devenir le principal goulot d’étranglement

Dans de nombreuses petites entreprises, tout passe par le dirigeant.

Chaque décision.
Chaque validation.
Chaque document.

Cette situation semble rassurante au départ.

Mais lorsque l’activité grandit, le dirigeant devient malgré lui le principal frein à la fluidité de l’organisation.

Les dossiers attendent.
Les réponses prennent du retard.
Les opportunités commerciales sont reportées.

L’entreprise finit par avancer au rythme de la disponibilité d’une seule personne.

Reprendre le contrôle autrement

Déléguer ne signifie pas abandonner.

Cela signifie organiser.

L’objectif n’est pas que le dirigeant fasse moins.

L’objectif est qu’il intervienne là où sa présence apporte une véritable valeur.

Certaines tâches nécessitent son expertise.

D’autres peuvent être préparées, suivies ou coordonnées par des personnes de confiance disposant des bons outils et des bonnes méthodes.

Une question simple à se poser

Si vous deviez partir deux semaines demain matin, quelles activités de votre entreprise continueraient à fonctionner normalement ?

La réponse à cette question révèle souvent les zones de dépendance les plus importantes de l’organisation.

Construire une entreprise plus sereine ne consiste pas uniquement à travailler davantage.

Cela consiste aussi à créer les conditions permettant à l’activité de fonctionner sans que tout repose en permanence sur une seule personne.

C’est précisément l’une des raisons pour lesquelles de plus en plus de dirigeants choisissent de structurer, déléguer et organiser leur gestion administrative et commerciale.

Non pas pour perdre le contrôle.

Mais pour retrouver du temps, de la visibilité et de la capacité d’action.